الإتصالات الإدارية (المعاملات)

  • مع تزايد المعاملات التي تخص أي منشأة – سواء داخليا أو خارجيا – وتوسع نشاطها، أصبح من الصعب تتبع جميع هذه المعاملات بالسرعة والدقة المطلوبتين دون نظام يتم من خلاله تسجيل وتوثيق وفرز وتتبع جميع المعاملات والمراسلات الداخلية والخارجية في نفس الوقت بنفس الكفاءة.
  • يُعنَى نظام إدارة الصادر والوارد بتسجيل المعاملات الواردة من الجهات الخارجية (الوارد العام) بجميع أنواعه (العادي وَالبرقي, …الخ) وَكذلك تسجيل المعاملات التي تنشئهاالجهات الداخلية (المنشأ الداخلي), وَمتابعة حركات الإحالة وَالاستعلام وَالتصدير لتلك المعاملات إلى أن يتم إنهاؤها سواءً بالحفظ أو كصادر عام. كما يتيح النظام مجموعة من الاستعلامات وَالتقارير وَالإحصائيات التي تساعد في تسريع وَتسهيل وَمتابعة إنجاز العمل على كافة المستويات.

الوظائف الأساسية

  • إمكانية إنشاء هيكل تنظيمي آلي للمنشأة مثلاً (الجهة و فروعها و إداراتها و أقسامها).
  • إمكانية تعامل النظام مع المعاملات ذات الطابع السري.
  • إنشاء معاملات الوارد العام القادم من جهات خارجية.
  • استلام الوارد العام القادم من الخارج إلى المنشأة.
  • إمكانية تصنيف المعاملات تصنيفات عامة أو مفصلة.
  • إمكانية تسجيل بيانات وافية عن الأشخاص أصحاب العلاقة بالمعاملة.
  • إرسال رسائل جوَّال أو رسائل إلكترونية بوضع المعاملة إلى المراجعين تلقائيا.
  • إمكانية إضافة مرفقات للمعاملة بطريقة تفصيلية توضح مرفقات كل إدارة أو موظف على حده.
  • إمكانية إضافة إجراءات على المعاملة بطريقة تفصيلية توضح الإجراءات الخاصة بكل إدارة أو موظف على حده.
  • إمكانية تصدير معاملات الصادر العام .
  • إمكانية إنشاء معاملات الصادر الداخلي.
  • إمكانية إحالة المعاملات إلى إدارات داخلية .

إدارة المراسلات بين الإدارات

  • إمكانية إحالة المعاملات إلى موظف داخل الإدارة.
  • إرسال رسائل جوَّال أو رسائل إلكترونية إلى الموظف المحالة له المعاملة
  • إمكانية إدخال إجابة واحدة لأكثر من معاملة صادرة.
  • إمكانية إنهاء معاملة أو إعادة فتح معاملة منتهية.
  • إمكانية تمييز معاملات الصادر الخارجي برموز التقسيم الخاصة بمركز الوثائق و المحفوظات الوطني.
  • يوفر النظام خدمة تنبيه الموظفين آلياً بعدد الرسائل الواردة.
  • إمكانية رد المعاملة إلى مصدرها من دون استلامها.
  • إمكانية البحث عن المعاملات وحركاتها بمفاتيح بحث عدة.
  • إمكانية التعامل مع التاريخ الهجري وفقاَ لتقويم أم القرى.
  • بيان بالمعاملات المدخلة حسب مدخلي البيانات.
  • بيان بإجمالي عدد المعاملات حسب مدخلي البيانات.
  • إحصائية قياس أداء انجاز الموظفين خلال فترة.
  • المعاملات الواردة وَالتي لم يتم استلامها خلال فترة زمنية محددة.
  • المعاملات الواردة والتي لم يتم إحالتها خلال فترة زمنية محددة.
  • كشف بالمعاملات المتأخرة لدى (جهة أو قسم أو موظف).
  • كشف بحركات المستخدمين على النظام خلال فترة زمنية.
  • تعتمد جميع التقارير وَالاستعلامات وَالإحصائيات على الهيكل التنظيمي الموجود، وَغالباً ما تحتوي التقارير وَالاستعلامات والإحصائيات على نموذج متغيرات خاص، حيث تتم طباعة البيانات بناءاً على المتغيرات التي يحددها المستخدم
  • كل مستخدم للنظام سيحصل على مجموعة صلاحيات تتوافق مع عمله في النظام, وهذه الصلاحيات تمنح من قبل مسئول النظام الذي سيقوم بتعريف المستخدمين للنظام.
  • كما تتميز هذه الجزيئية بإمكانية تحديد المستخدم الذي قام بعملية معينة على النظام وَهذا التحديد عن طريق ملف العمليات الذي يكون تحت إشراف المسئول عن النظام

نظام الفاتورة الإلكترونية

نظام عطار معتمد ومتوافق مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في إطار جهود المملكة العربية السعودية لتحسين وتطوير القطاع الضريبي وتعزيز التحول الرقمي في جميع المجالات، تم إطلاق نظام الفاتورة الإلكترونية، والذي يعد جزءًا من رؤية المملكة 2030 . هذا النظام يعزز من كفاءة إدارة الضرائب ويقلل من التلاعب الضريبي ويعزز من تطبيق نظام الضريبة المضافة. يأتي نظام الفاتورة الإلكترونية كأداة أساسية لتحسين العمليات التجارية وتعزيز الإمتثال للأنظمة الضريبية. مع تزايد الإهتمام بالتحول الرقمي في المملكة، يُعتبر نظام الفاتورة الإلكترونية أحد المبادرات الرائدة التي أطلقتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك زاتكا (ZATCA). أصبح التحول الرقمي اليوم أمرًا بالغ الأهمية لتحسين الكفاءة وتعزيز ...